حل مساله یکی از مهارتهای کلیدی برای تمامی افراد و بخصوص مدیران است که می تواند تفاوتهای بزرگی در زندگی شخصی و شغلی ما ایجاد کند. اولین مرحله در حل مساله، شناخت مساله و ارائه تعریفی از آن است. روشهای مختلفی برای تعریف مساله ابداع شده است که یکی از آنها روش "5 چرا" می باشد که در دهه 1970 توسط شرکت تویوتا ابداع شد.

"5 چرا" متد ساده ای است و به کاربران خود این امکان را می دهد که به ریشه مشکل دست پیدا کنند. در این متد به مشکل نگاه می کنند و می پرسند "چرا" و " چه چیزی باعث این مشکل شده است؟" در اغلب موارد پاسخ به اولین چرا ما را به "چرای" بعدی هدایت می کند. و پاسخ به "چرای دوم" چرای تازه ای را پیش روی ما پدیدار می کند و همینطور این تسلسل ادامه می یابد تا به ریشه مشکل پی ببریم.

مزایای 5 چرا شامل موارد ذیل است:

· ریشه یابی سریع علل مشکل

· این روش ساده و کاربردی است

مثال:

فرض می کنیم یکی از مشتریان شما ناخشنود است. با استفاده از این روش می توانیم به ریشه این ناخشنودی پی می بریم:

چرا مشتری ناراضی است؟ زیرا ما خدمات خود را به موقع ارائه نکردیم.

چرا ما خدمات خود را به موقع ارائه نکردیم؟ زیرا زمان انجام کار بیشتر از آنچه فکر می کردیم طول کشید.

چرا انجام کار بیشتر از آنچه فکر می کردیم طول کشید؟ زیرا ما پیچیدگی کار را در نظر نگرفته بودیم.

چرا ما پیچیدگی کار را در نظر نگرفته بودیم؟ زیرا زمان زیادی برای طراحی فعالیتها و تخمین زمان مورد نیاز هر فعالیت صرف نکردیم.

چرا زمان زیادی برای طراحی فعالیتها و تخمین زمان مورد نیاز هر فعالیت صرف نکردیم؟ زیرا ما در حال انجام پروژه های دیگر بودیم.

بنابراین ما نیاز داریم که بطور شفاف بررسی فرآیندهای پروژه خود و تخمین زمان مورد نظر را مورد تجدید نظر قرار دهیم.

باید توجه داشت که این روش مانند هر روش دیگری محدودیتهای خود را دارد و اگر مساله پیچیده باشد ممکن است از این طریق نتوانیم به ریشه یابی آن بپردازیم و شاید نیاز باشد که از روشهای دیگری استفاده کنیم.